Ethical code
Codice Etico
Revisione 00 del 04 settembre 2020
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LO SCRIGNO SRL VIA POLA, 32
72017 OSTUNI (BR) Codice Etico
LO SCRIGNO SRL – VIA POLA, 32 – 72017 OSTUNI (BR)
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Indice
1) PARTE GENERALE......................................................................................................................................................4
2) PRINCIPI DI COMPORTAMENTO NELLA GESTIONE .......................................................................................5
3) GESTIONE DELLE PERSONE (RISORSE UMAN................................................................................................9
4) RAPPORTI CON LE ISTITUZIONI, LA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE E LE AUTORITÀ DI REGOLAZIONE E CONTROLLO ...11
5) TRASPARENZA DELLE INFORMAZIONI CONTABILI E FISCALI........................................................................................12
6) SISTEMA DI CONTROLLO ...........................................................................................................................................13
7) OBBLIGO DI INFORMAZIONE .....................................................................................................................................13
8) AGGIORNAMENTO DEL CODICE.................................................................................................................................14
9) VIOLAZIONI DEL CODICE............................................................................................................................................14
10) REGOLE PER L’APPLICAZIONE DEL CODICE .....................................................................................................14
11) ADOZIONE, EFFICACIA E MODIFICHE .........................................................................................................................15
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Cari colleghi, cari collaboratori
Il documento che state leggendo rappresenta la dichiarazione pubblica dei principi etici a cui Lo Scrigno Srl, a tutti i livelli, intende ispirarsi nella conduzione delle proprie attività a conferma della volontà di rispettare e preservare i Suoi valori fondanti al fine di essere riconosciuta da dipendenti, collaboratori, clienti e dal mercato nel suo complesso, come Azienda “responsabile”, capace di ispirare fiducia a tutti i suoi interlocutori.
L’adozione di queste regole consolida una cultura d’impresa fondata su un nucleo di valori già radicati nella nostra storia: professionalità, competenza, impegno ed entusiasmo, che non vanno mai disgiunti dall’attenzione al cliente e da un comportamento ispirato a principi etici e di assoluta trasparenza e correttezza.
La crescita e lo sviluppo della nostra società passa anche attraverso il rispetto e la condivisione di queste regole che dovranno essere per tutti noi il punto di riferimento costante nel lavoro, un impegno essenziale per il buon funzionamento, l’affidabilità e la reputazione della Società.
Invito ciascuno di Voi a leggere, comprendere e condividere i contenuti del presente Codice Etico e Vi ringrazio per l’impegno e il contributo che ognuno di Voi dedicherà per dare continuità ai valori e all’azienda stessa.
La Società vigilerà con attenzione sull’osservanza del Codice Etico, predisponendo adeguati strumenti di informazione, prevenzione e controllo ed assicurando la trasparenza delle operazioni e dei comportamenti posti in essere, verificandone la diffusione e la conoscenza.
Presidente CDA: Valeria Salvemini
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1 Parte Generale
1.1 Finalità e struttura
Il presente Codice Etico (di seguito anche: Codice) costituisce una dichiarazione pubblica delle responsabilità assunte dal management della Società Lo Scrigno S.r.l. (di seguito: “Lo Scrigno Srl” o anche “Società”) per perseguire i massimi livelli di eticità nella conduzione delle attività.
Lo Scrigno Srl si impegna a rispettare ed a far rispettare i principi generali e le norme etiche indicati nel presente Codice, in quanto tale rispetto, oltre che a fondamentali finalità morali, corrisponde ad una maggiore tutela dello stesso interesse societario dal punto di vista economico.
L’Azienda svolge la sua attività in contesti normativi complessi, regolati da numerose leggi, il cui rispetto è fondamentale, e in uno scenario competitivo: è in questo contesto che si colloca l’impegno imprescindibile alla trasparenza intesa come modus operandi al quale uniformare la condotta di tutti coloro che prestano la loro opera per Lo Scrigno Srl, attraverso il riferimento a principi di onestà e lealtà, oltre e al di là delle prescrizioni di legge e in totale accordo con quanto previsto dalle norme e dalle leggi di riferimento e dai documenti di categoria ai quali la Lo Scrigno Srl volesse aderire.
E’ in quest’ottica che Lo Scrigno Srl ha adottato un Modello di Organizzazione Gestione e Controllo ai sensi del D. Lgs. 231/2001 (“Disciplina della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni anche prive di personalità giuridica”) che analizza i principali processi aziendali e raccoglie le procedure ed i protocolli che la Società adotta per minimizzare e prevenire i rischi di comportamenti non conformi ai ns. valori ed alle norme che regolano il corretto svolgimento dell’attività economica, con particolare riferimento alle problematiche di corruzione, concussione, concorrenza, frodi, riciclaggio, autoriciclaggio, informativa ai terzi e tutela della sicurezza sul lavoro e della privacy.
In tale contesto la Società si dota di un Organismo di Vigilanza indipendente che presiede al rispetto della conoscenza ed applicazione delle norme del Modello di Organizzazione, Gestione e controllo.
1.2 Destinatari
Le norme del Codice si applicano ai dipendenti, amministratori e sindaci dell’Azienda e a tutti coloro che, direttamente o indirettamente, stabilmente o temporaneamente, instaurano, a qualsiasi titolo, rapporti e relazioni di collaborazione con Lo Scrigno Srl od operano nell’interesse della Società.
Ciascun Destinatario è tenuto a conoscere il Codice Etico, a contribuire attivamente alla sua attuazione e a segnalare eventuali carenze alla Direzione Aziendale.
1.3 Contesto di riferimento
L’adozione del Codice si fonda sul riconoscimento che la reputazione e la credibilità – intese come risorse immateriali fondamentali – sono una parte essenziale del patrimonio aziendale e come tale vanno preservate e accresciute attraverso pratiche che rafforzino la fiducia tra tutti coloro (clienti, collaboratori, fruitori, mercato, fornitori) che possono essere influenzati dal conseguimento degli obiettivi aziendali, consentendo una maggiore efficacia della realizzazione della missione aziendale.
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L’adozione del Codice è altresì dettata dalla convinzione che la reputazione e la credibilità costituiscono elementi ancor più strategici in un contesto come quello in cui opera Lo Scrigno Srl, caratterizzato da una committenza qualificata e attenta, che richiede profonda conoscenza e competenza tecnica del mercato e dei prodotti trattati, mirando sempre a garantire elevati livelli di affidabilità e di efficienza.
1.4 Valore contrattuale
L’osservanza dei principi sanciti nel Codice deve considerarsi parte integrante ed essenziale delle obbligazioni contrattuali di impegno e di diligenza assunte dai dipendenti e collaboratori dell’azienda nonché dell’intero management e della proprietà.
1.5 Programma di comunicazione e formazione
Lo Scrigno Srl si assume l’impegno di portare a conoscenza di tutti i dipendenti, i collaboratori e del mercato e di diffondere il presente Codice mediante attività di comunicazione mirate.
Inoltre, al fine di garantire la corretta comprensione e applicazione dei principi espressi nel Codice da parte di tutti i collaboratori della Società, l’Amministratore Delegato può disporre l’avvio di piani di formazione e informazione ad hoc.
2 Principi di comportamento nella gestione
2.1 Integrità di comportamento e Osservanza delle norme e delle leggi
Lo Scrigno Srl intende raggiungere e consolidare posizioni di prestigio sul mercato nazionale e internazionale per la capacità di commercializzare, all’ingrosso e al dettaglio, Prodotti di alta gioielleria, orologi nuovi e usati, argenteria e bigiotteria, di qualità certa, dai marchi prestigiosi, nel rispetto dei valori della reputazione e delle Politiche dei Brand, senza compromessi e discriminazioni di sorta e senza essere condizionato da vincoli diversi da quelli normativi, contrattuali e di legge.
Lo Scrigno Srl opera nel rispetto delle leggi e della normativa vigente nel territorio della Repubblica italiana e dei paesi esteri ove svolge la sua attività. Si ispira ai principi di lealtà, correttezza, trasparenza e legalità e adotta strumenti organizzativi secondo il D.Lgs 231/2001 in materia di responsabilità amministrativa, atti a prevenire la violazione di detti principi da parte dei "soggetti in posizione apicale".
L'attività di Lo Scrigno Srl è ispirata altresì al più scrupoloso rispetto delle norme che disciplinano le proprie attività, delle condizioni contrattuali fissate con i Fornitori, delle procedure interne, delle buone pratiche tecniche e amministrative e dei principi e delle regole espresse nel Codice.
Nell’espletamento delle proprie mansioni e/o incarichi è fatto obbligo a ciascun Destinatario di agire sempre e comunque in conformità alle leggi ed alla normativa vigente. In nessun caso il perseguimento dell'interesse di Lo Scrigno Srl può giustificare una condotta difforme dalle norme ora richiamate; nessun atto o decisione deve poter comportare sanzioni per la Società o per i suoi legali rappresentanti, o comunque ledere l’immagine ed i valori della Società.
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2.2 Prevenzione della Corruzione
Nella conduzione delle sue attività Lo Scrigno Srl vieta qualunque azione nei confronti o da parte di terzi tesa a promuovere o favorire i propri interessi, trarne vantaggio, o in grado di ledere l’imparzialità e l’autonomia di giudizio.
Lo Scrigno Srl non consente alcun atteggiamento, non solo attivo (di corruzione), ma anche di debolezza o di accondiscendenza rispetto alle pressioni esterne (induzione indebita a dare o promettere utilità).
Lo Scrigno Srl non consente di corrispondere o accettare somme di denaro o doni a/da parte di terzi, allo scopo di procurare vantaggi diretti o indiretti alla Società; è invece consentito accettare o offrire doni non eccedenti il modico valore e ricadenti nelle normali prassi di cortesia.
2.3 Procedure Antiriciclaggio e Autoriciclaggio
Nel rispetto delle specifiche normative vigenti in materia di tracciabilità dei prodotti e dei flussi monetari Lo Scrigno Srl ha adottato procedure e protocolli al fine di prevenire e controllare che le operazioni e le attività svolte non possano configurare riciclaggio e auto riciclaggio di denaro, ricettazione di altri beni e valori.
Lo Scrigno Srl, infatti, scoraggia l’uso del contante e comunque lo accetta solo nei limiti previsti dalle leggi.
Particolari procedure e protocolli operativi sono previsti anche per regolamentare le operazioni di ritiro di oro usato e orologi di secondo polso nel rispetto della specifica normativa vigente per tali attività.
2.4 Ripudio del terrorismo
Lo Scrigno Srl ripudia ogni forma di terrorismo e/o di eversione dell’ordine democratico. A tal fine si impegna a non instaurare in alcun modo rapporti di natura lavorativa o commerciale con soggetti, siano essi persone fisiche e/o giuridiche, coinvolti in fatti di terrorismo, così come a non finanziare o comunque agevolare alcuna attività di questi.
2.5 Qualità e conformità dei prodotti
Lo Scrigno Srl si impegna a commercializzare i prodotti di gioielleria, argenteria, bigiotteria e orologi, in accordo agli standard autenticità e di tracciabilità sia nazionali che esteri. Tutti i prodotti sono conformi, chiaramente identificati e corredati della documentazione provante l’autenticità e con la dovuta garanzia per l’assistenza e la protezione dei consumatori.
Lo Scrigno Srl si impegna altresì a non vendere né a promuovere in alcuna forma prodotti che costituiscono imitazioni o che siano contraffatti in qualsiasi forma, recanti marchi o altri segni distintivi che possono causare confusione con altri prodotti.
2.6 Valorizzazione delle persone (risorse umane)
Dipendenti e collaboratori sono un fattore essenziale per il successo di Lo Scrigno Srl. La Società tutela e promuove il valore delle risorse umane allo scopo di migliorare ed accrescere il patrimonio e la competitività delle competenze possedute da ciascun collaboratore. A questo riguardo Lo Scrigno Srl predispone annualmente un piano di formazione il cui scopo è lo sviluppo e l'aggiornamento delle capacità personali e delle competenze tecniche. Della formazione fa parte costante il continuo richiamo ai principi di correttezza e credibilità.
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2.7 Tutela dei luoghi di lavoro
Lo Scrigno Srl si impegna alla tutela, alla garanzia della sicurezza e alla salvaguardia della salute in tutti i luoghi di lavoro conformemente alla norme vigenti.
Nel rispetto dei diritti del lavoratori, Lo Scrigno Srl si impegna a garantire un ambiente di lavoro sicuro, sano e produttivo, in cui sia esclusa ogni forma di discriminazione e di molestia per ragioni legate alla razza, al sesso, alla religione o a qualsiasi aspetto personale.
Tutti i dipendenti e i collaboratori sono direttamente responsabili nei confronti dei colleghi e della società stessa per il mantenimento della qualità dell’ambiente di lavoro. Per questo è considerato pregiudizievole prestare servizio sotto gli effetti di sostanze alcoliche, stupefacenti o analoghe.
2.8 Lealtà nella concorrenza
Lo Scrigno Srl è consapevole che l'evoluzione dei mercati in cui opera, caratterizzati da una crescente concorrenza, costituisce al tempo stesso un'opportunità e una sfida per la realizzazione dei propri obiettivi. Per questo motivo tutela il valore della leale competizione tra operatori, conformando la propria condotta a principi di correttezza e trasparenza, oltreché al rispetto delle norme di legge vigenti in materia, nei confronti di tutti i soggetti presenti sui mercati in cui essa opera, senza tuttavia che ciò possa impedire a Lo Scrigno Srl di competere con successo entro i limiti ora indicati.
Anche per questo motivo Lo Scrigno Srl aderisce alle organizzazioni di categoria e fornisce fattivi contributi mirati al confronto e alla crescita delle Aziende aderenti e dell’intero settore in generale.
Nessun dipendente, nello svolgimento delle proprie mansioni, deve mai presumere di poter ignorare le norme di legge o i principi di lealtà e correttezza ritenendo che ciò sia nell'interesse della Società; inoltre nessuno, all'interno di Lo Scrigno Srl, ha l'autorità di impartire direttive che risultino in contrasto con tali principi. In particolare è fatto divieto di:
∙ scambiare o comunicare informazioni commerciali sensibili su concorrenti, clienti o fornitori;
∙ prendere contatto, in modo diretto o indiretto con un concorrente o altro soggetto terzo allo scopo di collaborare per limitare la concorrenza;
∙ fare accordi o tentare di fare accordi con un concorrente, con l'obiettivo di porre un ostacolo alla libera concorrenza tra le imprese e in particolare di danneggiare un altro concorrente, un cliente o un fornitore;
A tal fine, tutti coloro che operano per Lo Scrigno Srl sono tenuti alla puntuale applicazione di criteri generali di comportamento in materia di tutela della concorrenza adottate dalla Società.
2.9 Rispetto delle Parti interessate, delle Parti coinvolte, delle Parti pertinenti per lo sviluppo delle attività aziendali de Lo Scrigno Srl
Lo Scrigno Srl aspira a sviluppare e rafforzare legami di fiducia con tutte le Parti interessate, le Parti coinvolte, le Parti pertinenti (di seguito: stakeholder). Lo Scrigno Srl è consapevole che il contesto nel quale essa opera rende tale fiducia un fattore fondamentale per il successo aziendale; pertanto ispira la sua attività ad un ideale di cooperazione con ogni stakeholder in vista di un reciproco vantaggio delle parti, nel rispetto del contributo di ciascuno e applicando la massima correttezza.
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Per questo motivo la Società indirizza le proprie decisioni senza privilegiare gli interessi tra uno stakeholder e l’altro, quindi senza applicare discriminazioni di sorta.
Lo Scrigno Srl auspica inoltre che ogni stakeholder agisca nei suoi confronti secondo principi e regole ispirate a un'analoga idea di condotta etica.
2.10 Rapporti con i clienti
Lo Scrigno Srl indirizza la propria attività al soddisfacimento delle aspettative del cliente, fornendo informazioni esaurienti ed accurate dei prodotti offerti,
A questo scopo, la condotta della Società e di chi agisce per suo conto è ispirata a criteri di elevata professionalità, competenza , riservatezza e correttezza, nonché di attenzione alle richieste, di disponibilità e cortesia verso il Cliente.
Nello svolgimento delle attività il Dipendente/Collaboratore deve mantenere come strettamente riservate le informazioni acquisite nel rispetto della vigente normativa in tema di tutela dell’integrità dei dati in generale e di salvaguardia di quelli personali in particolare (così detta “privacy”).
2.11 Rapporti con i Fornitori
La scelta dei fornitori rappresenta per Lo Scrigno Srl il risultato di un’ampia e qualificata attività di ricerca, valutazione e selezione dei partner prestigiosi da rappresentare e dei prodotti da vendere.
La condotta della Società nella formulazione e accettazione delle condizioni di acquisto dei beni e servizi è dettata da valori di affidabilità, concorrenza, equità nel prezzo, qualità del bene e/o del servizio, valutazione accurata delle garanzie di assistenza. In particolare, le condizioni di acquisto concordate devono essere:
∙ coerenti con le politiche aziendali ed i target da perseguire;
∙ in linea con i valori di mercato con particolare riferimento al rapporto prezzo/qualità; ∙ fedeli ai principi e ai valori etici del presente codice.
I processi di acquisto devono essere improntati alla ricerca del massimo vantaggio competitivo per la Società ed alla lealtà, chiarezza ed imparzialità nei confronti di ogni fornitore.
Nello svolgimento delle attività il Dipendente/Collaboratore deve mantenere come strettamente riservate le informazioni acquisite nel rispetto della vigente normativa in tema di tutela dell’integrità dei dati in generale e di salvaguardia di quelli personali in particolare (così detta “privacy”).
2.12 Remunerazione del capitale
Lo Scrigno Srl è impegnata a garantire alla proprietà un'equa remunerazione del capitale investito, nella convinzione duplice che la redditività è un valore necessario a garantire autosufficienza, sviluppo e crescita e che il bilanciamento dell'obiettivo della massima creazione di valore per la proprietà con gli interessi degli altri stakeholder consente il successo dell'impresa in una prospettiva di lungo periodo.
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3 Gestione delle Persone (risorse umane)
3.1 Rapporti con i dipendenti e i collaboratori
I dipendenti e i collaboratori di Lo Scrigno Srl costituiscono un elemento fondamentale per il successo della Società per questo essa tutela e promuove il valore delle proprie risorse umane svolgendo tutte le attività in suo potere per garantire che il lavoro del proprio personale si svolga in un clima di reciproco rispetto della dignità e della reputazione. Non sono ammessi atti o comportamenti, anche verbali, che possono essere percepiti da chi li riceve come offensivi, umilianti, discriminatori o intimidatori.
La persona che ritiene di essere stato oggetto di pressioni o minacce interne o esterne o di essere stata discriminata per motivi legati al corretto svolgimento della propria attività deve segnalare l'accaduto agli organi indicati nella parte apposita del presente Codice, impiegando le modalità in essa indicate.
3.2 Costituzione del rapporto di lavoro
I rapporti con le persone sono regolamentati mediante contratti che contengono o richiamano precise clausole di impegno alla riservatezza, alla correttezza e alla trasparenza. In nessun caso è applicata alcuna forma di rapporto irregolare o che dia adito a conflitti di interesse. Alla costituzione del rapporto di lavoro, subordinata all'accertamento della rispondenza dei profili dei candidati con le esigenze aziendali, ogni dipendente e collaboratore riceve accurate informazioni in merito alle mansioni da svolgere, agli elementi normativi e retributivi, alle norme e ai principi del presente Codice.
Lo Scrigno Srl evita qualsiasi forma di discriminazione e di pressione nei confronti dei propri dipendenti e collaboratori. La selezione del personale avviene con decisioni basate sulla corrispondenza tra profili attesi e caratteristiche possedute e sulle esperienze pregresse.
Lo Scrigno Srl attua misure di monitoraggio per garantire che non si manifestino abusi della posizione di autorità per richiedere o imporre comportamenti di favore nei confronti dei clienti e/o qualunque comportamento che configuri una violazione dei principi del presente Codice.
3.3 Doveri del personale – Norme generali di comportamento
Il personale si impegna a rispettare gli obblighi previsti dal presente Codice e deve attenersi, nell'espletamento dei propri compiti, al rispetto delle istruzioni impartite e a ispirare la propria condotta ai principi di correttezza e competenza.
A tutela del patrimonio aziendale fisico e immateriale e degli stessi collaboratori, questi sono tenuti, quando si trovano nei locali della Società a rispettare scrupolosamente e ad esigere il rispetto da parte di eventuali visitatori, delle norme di comportamento e di sicurezza delle persone e dei dati.
Chiunque venga a conoscenza di eventuali omissioni, forzature, falsificazioni o trascuratezze nel rispetto di tali regole è tenuto a darne notizia al Legale Rappresentante dell’Azienda.
3.4 Doveri del personale – Conflitto d’interessi
Lo Scrigno Srl riconosce e rispetta il diritto dei suoi dipendenti e collaboratori a partecipare a investimenti, affari o ad attività di altro genere al di fuori di quella svolta nell'interesse della Società, purché si tratti di attività consentite dalla legge e compatibili con gli obblighi assunti in qualità di dipendenti e collaboratori di Lo Scrigno Srl. In quanto tale il collaboratore e il
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dipendente deve comunque mantenere una posizione di correttezza ed eticità al fine di evitare di assumere decisioni o svolgere attività in situazioni, anche solo apparenti, di conflitto tra i propri interessi personali e familiari e quelli della Società, nel trattare con clienti e terzi in genere. Deve quindi essere evitata qualsiasi attività che contrasti con il corretto adempimento dei propri compiti o che possa nuocere agli interessi, alla reputazione e all'immagine della Società e alla credibilità di quanto erogato da Lo Scrigno Srl.
Inoltre, conformemente alle disposizioni contrattuali e di legge, e soprattutto in considerazione delle peculiarità dell'attività svolta dalla Società, ogni dipendente e collaboratore è tenuto a:
∙ non utilizzare a proprio beneficio, o a divulgare a terzi, notizie e informazioni riservate di cui sia venuto a conoscenza nello svolgimento della propria attività lavorativa;
∙ non svolgere attività incompatibili con i doveri assunti, anche al di fuori dell'orario dì lavoro;
∙ astenersi dal compiere operazioni in caso di legami personali e/o interessi di ogni genere con gli interlocutori di Lo Scrigno Srl, deferendo la decisione in materia alla Direzione.
Ogni situazione di conflitto di interessi, reale o potenziale, deve essere preventivamente comunicata all’Amministratore Delegato che dovrà attenersi egli stesso al principio di evitare conflitti di interesse. Ogni situazione di conflitto di interesse deve essere immediatamente affrontata, gestita e risolta.
3.5 Doveri del personale – Uso corretto dei beni, del denaro e dei documenti aziendali
Ciascun dipendente/collaboratore è responsabile dei beni aziendali a lui affidati e deve utilizzarli con diligenza. I beni di proprietà e i sistemi di comunicazione che Lo Scrigno Srl mette a disposizione delle Risorse Umane in relazione al proprio ruolo o comunque per lo svolgimento dei propri compiti (es. PC, autovettura, telefono cellulare, arredi, internet, e-mail, ecc.), devono essere utilizzati attraverso comportamenti responsabili ed in linea con le procedure operative predisposte per regolare l’utilizzo degli stessi.
Inoltre, ciascun dipendente è obbligato ad utilizzare le risorse economiche concesse dalla Società (es. carte di credito, contanti, ecc.) solo per le finalità e in relazione allo svolgimento dei propri compiti ed in conformità delle indicazioni ricevute o da specifiche policy aziendali.
Per quanto riguarda i documenti elaborati dalla Società o provenienti dai fornitori/partner commerciali ciascun dipendente è obbligato alla corretta tenuta degli stessi, degli archivi e dei sistemi di protezione per la rete; è vietato l'uso difforme e la circolazione di tali documenti al di fuori delle attività per le quali Lo Scrigno Srl ha conferito l’incarico.
3.6 Doveri del personale – Regali, omaggi ed altre utilità
Il dipendente/collaboratore dello Scrigno Srl non può
∙ chiedere per sé o per altri, né accettarle da chiunque abbia o miri ad avere rapporti con la Società, regali o altre utilità,
∙ concedere, direttamente e/o indirettamente, benefici e regali, atti di cortesia o ospitalità a clienti, fornitori o altri soggetti terzi;
∙ accettare, direttamente e/o indirettamente, da clienti, fornitori o altri soggetti terzi regali.
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salvo che il valore, la natura e lo scopo del regalo siano considerati legali ed eticamente corretti, non è ammessa alcuna forma di regalo che possa essere interpretata come eccedente le normali pratiche commerciali o di cortesia, o comunque rivolta ad acquisire trattamenti di favore nella conduzione di qualsiasi attività di Lo Scrigno Srl.
In particolare, è vietata qualsiasi forma di regalo a funzionari pubblici italiani ed esteri, o a loro familiari, che possa influenzarne l’indipendenza di giudizio allo scopo di ottenere trattamenti più favorevoli o prestazioni indebite o vantaggi di vario genere.
Il Destinatario che riceva regali e/o omaggi, oltre i limiti delle normali relazioni di cortesia e di non modico valore, dovrà rifiutare ed informare immediatamente la Direzione.
4 Rapporti con le Istituzioni, la Pubblica Amministrazione e le Autorità di Regolazione e Controllo
Lo Scrigno Srl collabora con la Pubblica Amministrazione e con le Autorità, dando piena e scrupolosa osservanza alle loro disposizioni, assicurando pieno accesso alle informazioni richieste dagli organi di regolazione nelle loro funzioni ispettive e ampia collaborazione nel corso delle procedure istruttorie e di controllo.
I rapporti con i suddetti Enti, sono riservati alla Direzione o alle funzioni da questa delegate e devono essere improntati alla massima trasparenza, chiarezza, correttezza e tali da non indurre a interpretazioni parziali, falsate, ambigue o fuorvianti da parte di soggetti istituzionali pubblici con i quali si intrattengono relazioni a vario titolo.
L’incarico a collaboratori esterni in rappresentanza e/o nell’interesse della Società nei confronti della Pubblica Amministrazione deve essere assegnato in forma scritta e prevedere clausole specifiche che vincolino all’osservanza dei comportamenti etici adottati dalla Società.
Nell’ambito delle procedure volte all’ottenimento di licenze, autorizzazioni, permessi, contributi, sovvenzioni o finanziamenti, tutti i dipendenti coinvolti devono attenersi a correttezza e verità, presentando dichiarazioni e documenti completi ed attinenti. La licenza e/o il beneficio, una volta ottenuto, deve essere indirizzato alle finalità per le quali è stato richiesto.
Nell’ambito delle attività di ispezione e controllo da parte degli Enti preposti, le funzioni coinvolte devono attenersi a comportamenti improntati alla disponibilità, trasparenza e correttezza al fine di fornire tutte le informazioni necessarie per il completamento della ispezione stessa.
Lo Scrigno Srl bandisce ogni condotta finalizzata alla corruzione di pubblici ufficiali, in qualsivoglia forma o modo, diretta e/o indiretta, in qualsiasi giurisdizione interessata, anche in quelle dove tali attività sono nella pratica ammesse e non sanzionate.
E’ fatto, quindi, divieto di:
∙ tenere una condotta ingannevole che possa indurre la Pubblica Amministrazione in errore di valutazione tecnico economica dei prodotti e servizi offerti/forniti;
∙ elargire/promettere regali o somme di denaro;
∙ destinare contributi, sovvenzioni, finanziamenti pubblici a finalità diverse da quelle per i quali sono stati ottenuti;
∙ fornire o promettere di fornire documenti riservati;
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∙ esibire documenti e dati falsi o alterati;
∙ sottrarre od omettere documenti veri;
∙ esaminare o proporre opportunità di impiego a dipendenti della Pubblica Amministrazione o loro familiari;
∙ assumere ex impiegati della Pubblica Amministrazione che abbiano partecipato personalmente ed attivamente ad una trattativa d’affari con la Società;
∙ favorire nei processi di acquisizione fornitori o subfornitori indicati da dipendenti della Pubblica Amministrazione.
4.1 Rapporti con i partiti, i sindacati, altre associazioni
Lo Scrigno Srl si astiene da qualsiasi pressione diretta o indiretta ad esponenti politici mirata ad ottenere incarichi di lavoro.
Lo Scrigno Srl può aderire alle richieste di contributi e sponsorizzazioni limitatamente alle proposte provenienti da enti e associazioni dichiaratamente senza fini di lucro e con regolari statuti e atti costitutivi, che siano di valore culturale o benefico e che coinvolgano un elevato numero di cittadini, o abbiano comunque un'ampia ricaduta sul territorio o nel settore nel quale opera la Società. Nell'erogazione di tali liberalità, Lo Scrigno Srl presta comunque attenzione verso ogni possibile conflitto di interessi di ordine personale o aziendale.
5 Trasparenza delle informazioni contabili e fiscali
Ciascun dipendente e collaboratore della Società Lo Scrigno Srl è tenuto a collaborare affinché i fatti di gestione siano rappresentati correttamente e tempestivamente nella contabilità.
I responsabili delle funzioni amministrative/contabili devono curare che ogni operazione e transazione sia legittima, coerente, congrua, autorizzata e verificabile. Per ogni operazione è conservata un’adeguata documentazione di supporto dell’attività svolta.
Tutti i dipendenti coinvolti nelle attività registrazione della scritture contabili e di formazione del bilancio devono prestare la massima collaborazione, garantire la correttezza, la completezza e la chiarezza delle informazioni fornite.
Gli amministratori ed i loro collaboratori, nella redazione del bilancio o di comunicazioni analoghe, devono rappresentare la situazione economica, patrimoniale e finanziaria con verità, chiarezza e completezza, attenendosi alle normativa vigente. Nel caso di elementi economico patrimoniali fondati su valutazioni, la connessa registrazione deve essere compiuta nel rispetto di ragionevolezza e prudenza, illustrando con chiarezza nella relativa comunicazione i criteri che hanno guidato la determinazione del valore del bene. Devono rispettare le richieste degli organi di controllo e facilitare con ogni mezzo lo svolgimento delle attività di controllo e di revisione legalmente attribuite ai soci, ad altri organi sociali o alla società di revisione. Devono inoltre presentare all’assemblea atti e documenti completi e corrispondenti alle registrazioni contabili.
I Destinatari che venissero a conoscenza di omissioni, falsificazioni o alterazioni dell’informativa e della documentazione di supporto sono tenuti a riferire i fatti al proprio superiore ovvero al Legale Rappresentante o al Revisore Unico e all’Organismo di Vigilanza.
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5.1 Comunicazione e rapporti con i media
Le informazioni su Lo Scrigno Srl (Company profile, presentazioni, ecc.) sono improntate alla trasparenza e veridicità e accuratezza delle informazioni pubblicate, nel rispetto degli accordi con i fornitori e delle politiche aziendali.
6 Sistema di controllo
Lo Scrigno Srl attua un modello di organizzazione, gestione e controllo che prevede misure idonee a garantire lo svolgimento delle attività nel rispetto della legge, delle norme, dei Regolamenti e documenti tecnici applicabili e dei principi del presente Codice ed a individuare ed eliminare tempestivamente le situazioni di rischio. Queste attività prevedono:
∙ l'individuazione delle attività nel cui ambito possono manifestarsi rischi,
∙ l’adozione di specifici protocolli diretti a programmare la formazione e l'attuazione delle decisioni dell'impresa in relazione ai rischi da prevenire;
∙ l'individuazione delle modalità di gestione delle risorse idonee ad impedire l’insorgere di rischi,
∙ gli obblighi di informazione nei confronti dell'organismo deputato a vigilare sul funzionamento e l'osservanza dei modelli organizzativi mirati a garantire la lealtà e la correttezza;
∙ l'introduzione di un sistema di monitoraggio idoneo a sanzionare il mancato rispetto delle misure indicate nel modello.
A garanzia dell’applicazione del Modello Lo Scrigno Srl ha istituito l’Organismo di Vigilanza ai sensi dell’art. 6 D.lgs. 231/01. Tale Organismo è dotato di autonomi poteri di iniziativa e controllo ed ha il compito di vigilare sul funzionamento e l’osservanza del “Modello di organizzazione, gestione e controllo ex D.lgs. 231/01”, curandone l’aggiornamento. L’Organismo di Vigilanza controlla il rispetto del presente Codice di Comportamento.
7 Obbligo di informazione
Ogni Destinatario del Modello, che nello svolgimento della propria attività venga a conoscenza di violazione o sospetta violazione di norme, dei principi e delle regole previste dal Codice e dal modello di organizzazione, gestione e controllo deve effettuarne segnalazione in forma scritta all’Organismo di Vigilanza tramite e-mail inviata al seguente indirizzo:
Le segnalazioni devono essere supportate da elementi certi.
Lo Scrigno Srl tutela gli autori delle segnalazioni, esterni ed interni, contro le eventuali ritorsioni cui possono andare incontro per aver riferito di comportamenti non corretti e si impegna a mantenerne riservata l'identità, fatti salvi gli obblighi di legge.
Gli autori di segnalazioni palesemente infondate effettuate con dolo o colpa grave sono soggetti a sanzioni disciplinari.
LO SCRIGNO SRL – VIA POLA, 32 – 72017 OSTUNI (BR)
Codice LS 001 Revisione 00 Data 20 Settembre 2020 Pagina 13 di 15
Codice Etico
Revisione 00 del 04 settembre 2020
I rapporti tra i dipendenti, a tutti i livelli, devono essere ispirati a criteri di correttezza, lealtà e rispetto reciproco; pertanto, è sanzionabile l'abuso dell'informazione a scopo di ritorsione, emulativo o per influire sull’iter dei processi o degli avanzamenti interni.
8 Aggiornamento del Codice
Questo Codice può essere integrato e modificato con deliberazione del Consiglio di Amministrazione, che procede comunque alla valutazione con cadenza almeno annuale, dell'adeguatezza del Codice stesso con particolare riferimento all'evoluzione dell'attività aziendale, del contesto nel quale opera la Società, della legislazione applicabile e del settore di mercato.
9 Violazioni del Codice
Le norme contenute nel presente Codice sono vincolanti per i comportamenti di tutti i dirigenti, i dipendenti, i consulenti della Società e di chiunque instauri, a qualsiasi titolo, un rapporto di collaborazione.
La violazione dei principi e delle norme espresse nel Codice da parte dei suoi destinatari lede il rapporto di fiducia instaurato con la Società e può comportare l'irrogazione di sanzioni disciplinari, il risarcimento del danno - ove ne ricorrano i presupposti - e nei casi di grave inadempimento la risoluzione del rapporto di lavoro.
Rispetto agli amministratori della Società l'osservanza dei principi e delle norme espresse nel Codice costituisce specificazione dei doveri di buona fede e diligenza nell'adempimento degli obblighi ad essi imposti dalle norme di legge.
Rispetto ai lavoratori dipendenti l'osservanza dei principi e delle norme espresse nel Codice è parte essenziale delle obbligazioni contrattuali ai sensi e per gli effetti degli articoli 2104, 2105 e 2106 dei codice civile; le sanzioni sono applicate in conformità con quanto previsto dalla legge 20 maggio 1970 n. 300, nonché dal contratto collettivo nazionale di lavoro.
Rispetto ai soggetti terzi alla Società (ad es. fornitori, agenti, consulenti ecc.) l’osservanza dei principi del Codice è parte integrante delle obbligazioni contrattuali. L’eventuale violazione potrà essere contestata quale inadempienza e giustificare, nei casi più gravi, la risoluzione dei contratti in essere con la Società.
Le sanzioni disciplinari, proporzionate all’entità della violazione, saranno applicate indipendentemente dall’eventuale procedimento penale a carico dei responsabili.
In virtù delle considerazioni sopra esposte, il potere disciplinare di cui al DLgs. 231/2001 è esercitato dall’Amministratore Unico secondo le procedure e le modalità previste dal vigente sistema disciplinare.
10 Regole per l’applicazione del Codice
10.1 Impegni per i dipendenti
Ad ogni dipendente viene chiesta la conoscenza delle norme contenute nel presente Codice. I dipendenti hanno l’obbligo di:
LO SCRIGNO SRL – VIA POLA, 32 – 72017 OSTUNI (BR)
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Codice Etico
Revisione 00 del 04 settembre 2020
∙ astenersi da comportamenti contrari alle regole qui contenute;
∙ rivolgersi alla Direzione o all’Organismo di Vigilanza in caso di necessità di chiarimenti sulle modalità di applicazione delle stesse o qualora non sia certo di agire o poter agire in conformità alle disposizioni del Codice;
∙ riferire tempestivamente alla Direzione o all’Organismo di Vigilanza qualsiasi notizia in merito a possibili violazioni del Codice.
10.2 Impegni della Società
La Società assicura:
∙ la diffusione del Codice presso i Destinatari;
∙ l’aggiornamento del Codice in relazione all’evoluzione del contesto in cui opera la Società e della normativa di riferimento;
∙ lo svolgimento di verifiche in ordine ad ogni notizia di violazione delle norme del Codice;
∙ la valutazione dei fatti e la conseguente attuazione, in caso di accertata violazione, di adeguate misure sanzionatorie;
La Società garantisce le persone che fanno le segnalazioni di cui al paragrafo precedente garantendone la riservatezza dell’identità e tutelandole da ritorsioni, illeciti condizionamenti, disagi e discriminazioni di qualunque tipo in ambito lavorativo. L’anonimato è tutelato anche in conformità alla normativa vigente in materia di “whistle-blowing” (segnalazione di illeciti), secondo quanto indicato nel Modello di Organizzazione Gestione e Controllo adottato dalla Società ai sensi del D.Lgs. 231/2001.
La Società mette a disposizione dei Destinatari i canali utili e idonei a garantire la tutela dei segnalanti per poter comunicare le segnalazioni di eventuali presunte violazioni del Codice Etico e del Modello Organizzativo e di fatti illeciti. L’Organismo di Vigilanza è deputato alla gestione ed analisi delle segnalazioni in coerenza con le specifiche procedure adottate in materia di segnalazioni e con la legislazione nazionale in materia di whistle-blowing.
11 Adozione, Efficacia e Modifiche
Il presente Codice Etico viene adottato con delibera del Consiglio di Amministrazione della Società Lo Scrigno Srl con data e firma del Presidente del CdA apposte in calce.
Al Codice Etico viene data ampia diffusione attraverso il Sito Internet, ne viene consegnata una copia ai dipendenti e ai collaboratori, agli agenti e ai fornitori abituali.
Qualsiasi variazione e/o integrazione del presente Codice sarà approvata dal Consiglio di Amministrazione, previa consultazione dell’Organo di Vigilanza, e diffusa tempestivamente ai Destinatari attraverso i medesimi canali.
Data di approvazione: 04 settembre 2020
Per approvazione del Consiglio di Amministrazione.
Il Presidente
LO SCRIGNO SRL – VIA POLA, 32 – 72017 OSTUNI (BR)
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